Editar corretamente os tempos de uma Ordem de Serviço (OS) é essencial para garantir que seus relatórios e indicadores reflitam a realidade da manutenção. Muitas vezes, os registros não são feitos no momento certo ou contêm erros. Este guia vai te mostrar, passo a passo, como ajustar os tempos de forma simples.
Entendendo os Status da Ordem de Serviço
Antes de qualquer edição, é importante entender o que significam os status de uma OS:
Em Aberto: a OS foi criada, mas ainda não foi iniciada por nenhum executante.
Em Progresso: indica que o técnico está executando o serviço.
Em Espera: o trabalho foi pausado (por falta de recurso, acesso, etc.).
Concluída: a OS foi finalizada.
Cada um desses status tem um tempo associado, e é com base nesses tempos que seus indicadores são calculados.
Apontamentos
Apontamentos são os registros de tempo que mostram quanto tempo um técnico trabalhou em cada atividade da OS. Esses apontamentos aparecem quando a OS está em Em Progresso e alguns erros comuns no registro deles podem prejudicar seus relatórios de Disponibilidade, MTTR, Tempo por Falha, como:
O técnico esqueceu de iniciar ou finalizar a OS na hora certa
A OS foi finalizada com atraso
O PCM lançou as informações manualmente, fora do tempo real
1. Configurar quais status contam para os indicadores
Acesse as Configurações e clique em "Ordens de Serviço";
Localize a seção "Duração da Ordem de Serviço".
Aqui, você escolhe quais status vão contar no cálculo de indicadores como tempo de indisponibilidade e tempo total da OS.
Cenários a considerar
Para definir como seus indicadores serão calculados, considere os seguintes cenários:
Considerar apenas o tempo em que o técnico trabalhou ou esperou algo:
Clique em "Editar";
Selecione os status Em Progresso e Em Espera;
Clique em "Salvar".
Considerar o tempo total, desde a abertura da OS:
Clique em "Editar";
Marque os status Em Aberto, Em Progresso e Em Espera;
Clique em "Salvar".
2. Como editar o tempo de um Apontamento
Se você encontrou um tempo incorreto em uma atividade, siga os passos:
Acesse a OS e encontre a Atividade onde está o tempo errado;
Na seção de apontamentos, clique no nome do Executante;
Clique no ícone de edição ao lado do tempo cronometrado;
Ajuste as horas e os minutos;
Clique em "Salvar".
Observação importante: Apenas apontamentos manuais podem ser editados. Apontamentos automáticos (vindos do cronômetro) não podem ser alterados.
3. Edição pela Tabela
Use a visão em tabela para editar mais rapidamente:
Acesse a tabela de apontamentos;
Dê dois cliques sobre o campo de tempo que deseja ajustar;
Digite o novo valor e pressione Enter.
4. Excluir um Apontamento
Se o registro estiver completamente errado:
Acesse a OS e encontre a Atividade onde está o tempo errado;
Na seção de apontamentos, clique no nome do Executante;
Clique no ícone de lixeira ao lado do tempo cronometrado.
5. Adicionar um novo apontamento manualmente
Abra a Atividade;
Role até a seção de apontamentos;
Clique no + para registrar horas;
Insira o tempo.
6. Modificar os Status da Ordem de Serviço
Abaixo da barra de status da OS, clique em "Editar";
Altere os status conforme o que realmente aconteceu;
Se incluir um status Em Espera, lembre-se de adicionar o motivo.
Caso existam dois status Em Espera seguidos, o sistema vai unir os períodos e pedir que você escolha qual motivo será considerado no cálculo do indicador.
Se você precisa adicionar mais tempos depois que a OS foi concluída:
Apague o status Concluída;
Adicione os novos tempos;
Depois, insira novamente o status Concluída no final.
7. Revisão
Na parte inferior da tela de edição, você verá:
Duração total da OS, com base nos status que você configurou.
Opção para adicionar um motivo da edição.
Clique em "Salvar" para aplicar as mudanças. Toda alteração fica registrada no histórico da OS e não pode ser apagada.
8. Cheque os indicadores
Data de Início: é a data do primeiro status considerado.
Data de Conclusão: é o último status registrado como Concluída.