Status
Antes de iniciar a explicação desta funcionalidade, é importante entender o que são e quais são os status das Ordens de Serviço dentro da plataforma.
Status são as etapas de execução de uma Ordem de Serviço. São eles:
Em Aberto: Uma Ordem sempre é iniciada com o status Em Aberto. Conforme o trabalho é iniciado ou pausado, os usuários poderão movimentar a ordem para os status subsequentes.
Em Progresso: é o status que indica que o serviço está sendo realizado naquele momento.
Em Espera: indica que o serviço foi pausado por algum motivo.
Concluída: Quando a Ordem de Serviço for finalizada, o status dela precisa ser Concluída.
Apontamentos
Os Apontamentos são os registros de horas nas Atividades da OS quando ela está Em Progresso. Você pode acessar os Apontamentos de uma Atividade específica dentro da Ordem de Serviço, a partir da seção de Atividades.
Mas nem sempre estes apontamentos são feitos da maneira correta. Algumas situações podem interferir na precisão desses registros, como:
Um apontamento errado do preenchimento dos tempos de ‘em progresso’ de uma Ordem de Serviço;
Esquecimento de finalizar as Ordens de Serviço;
Lançamento tardio das informações na Ordem de Serviço;
Técnicos não acessarem em tempo real à plataforma e o fechamento e inserção de informações ser realizado pelo time de PCM.
Além desses, há muitos motivos que podem causar essas inconsistências, afetando diretamente os indicadores da sua empresa.
Os principais gráficos e relatórios que são os principais afetados pelos dados de tempo de status das Ordens de Serviço são:
Tempo por Categoria;
Tempo por Motivo de Espera;
Tempo por Tag;
Disponibilidade;
MTTR;
MTTA;
Tempo por Falha Identificada;
Tempo médio para concluir.
Conheça mais sobre os relatórios de indicadores.
Ao notar as inconsistências, os usuários com perfil Administrador e Planejador, ou que possuem permissão, podem editar os tempos nos Apontamentos para amenizar o impacto negativo delas nos indicadores. Note que essa edição e qualquer edição feita vai afetar seus indicadores. Por isso, elas precisam ser feitas para corrigir os Apontamentos, não para mascarar os números.
Sendo assim, para configurar a edição de Ordens de Serviço, você deve seguir os seguintes passos:
Defina como seus indicadores serão calculados
Nas configurações de ordens de serviço, é possível definir quais status irão compor a métrica de Duração das Ordens de Serviço e também serão considerados nos cálculos de Indisponibilidade de indicadores.
Cada equipe de manutenção pode ter uma forma específica de calcular suas métricas. Por isso, existem dois cenários a considerar na construção dessa métrica:
Cenário 1 (Padrão)
Se você deseja considerar como Duração da Ordem de Serviço apenas o tempo de execução e de possíveis pausas nas atividades:
Selecione os status "Em Espera" e "Em Progresso".
Após, clique em "Salvar".
Cenário 2
Se você deseja considerar como Duração da Ordem de Serviço desde o momento em que a ordem foi aberta:
Selecione os status "Em Espera", "Em Progresso" e "Em Aberto".
Após, clique em "Salvar".
Edite os tempos conforme sua necessidade
Dentro da Ordem de Serviço, encontre a Atividade em que este Apontamento está incluído;
Clique na seta ao lado do nome do Executante no Apontamento que você deseja editar;
Ao lado do tempo cronometrado, clique nos três pontos;
Clique em “Editar”;
A aba “Editar Horas” será aberta, e é nela que você edita as horas e os minutos apontados;
Clique em “Salvar”.
Apenas apontamentos manuais podem ser editados.
Apontamento anterior
Apontamento com tempo editado
Editando tempos através da visão de Tabela
Para editar os apontamentos diretamente na Tabela, clique duas vezes em qualquer campo dos tempos e faça as edições.
Como excluir períodos
Para excluir um tempo apontado, siga os seguintes passos:
Dentro da Ordem de Serviço, encontre a Atividade em que este Apontamento está incluído;
Clique na seta ao lado do nome do Executante no Apontamento que você deseja excluir;
Ao lado do tempo cronometrado, clique nos três pontos;
Clique em “Excluir”.
Note que o primeiro e último status não podem ser excluídos, porque demarcam o início e fim do histórico da OS.
Adicionar períodos
Para adicionar períodos, você deve:
Abrir a Atividade e rolar até a seção de “Apontamentos”;
Clicar em “Adicionar Horas”;
Inserir as Horas e Minutos, ou “Inserir por período”.
Modificar Status
Para modificar o Status de uma OS, clique em “Editar”, embaixo da barra de progresso dos Status da OS.
Se você adicionar um tempo de espera, não esqueça de adicionar um motivo.
Quando há dois ou mais motivos de espera consecutivos, eles serão unificados. Nessa situação, uma janela de seleção será exibida para que o responsável selecione qual o período e justificativa devem ser contabilizadas.
Observação importante: caso você precise editar uma OS que já havia sido concluída, adicionando períodos de “Em progresso” ou “Em espera” após o período de conclusão, recomendamos que seja removido o período de conclusão que antecede essas alterações. Depois disso, adicione um novo status de “Concluído” ao final do período em questão.
Na parte inferior da janela de edição, você verá a duração, que é a soma dos tempos configurados para serem contabilizados nos status. Esses dados serão utilizados nos cálculos dos seus indicadores.
Ao clicar em “Salvar”, uma tela de configuração vai aparecer. Confirme e salve e, se quiser, adicione o Motivo.
Últimas informações
A Data de início sempre será a data do primeiro status configurado em configurações, como vimos previamente.
A Data de conclusão sempre será a data do último status “Concluído” da ordem de serviço.
Os dados da ordem serão corrigidos conforme imagem abaixo e atualizarão seus indicadores:
Todo seu histórico de edição será registrado e não poderá ser apagado:
Observação importante: Ressaltamos a importância da checagem dos seus indicadores após toda e qualquer modificação feita. Caso note qualquer inconsistência em seus indicadores e informações, entre em contato com o nosso time de suporte.