La funcionalidad de Solicitudes de Compra permite a los usuarios solicitar materiales que no están disponibles en el stock, organizando el flujo de compras dentro de la empresa.
Todas las Solicitudes de Compra pueden gestionarse en una única página, disponible solo en la versión desktop.
Esta página muestra una vista en tabla, donde se pueden encontrar:
ID de la Solicitud, esencial para su identificación;
Estado de la Solicitud:
Pendiente: La solicitud fue creada, pero aún no ha sido aprobada ni rechazada.
Aprobada: La solicitud fue aprobada y se envía al Flujo de Compras.
Rechazada: La solicitud no se enviará al Flujo de Compras.
Concluida: La solicitud ha pasado por todo el proceso de compra y todos los artículos solicitados han sido registrados en el stock.
Artículos;
Prioridad;
Orden de Trabajo, si está vinculada a una;
Observaciones;
Archivos adicionales;
Motivo del Rechazo, si la solicitud tiene el estado "Rechazada";
Notas sobre el motivo del rechazo;
Creado por, mostrando el usuario que creó la solicitud;
Fechas de creación, actualización y revisión de la solicitud.
Solicitudes de Compra Únicas
Las Solicitudes de Compra Únicas no están vinculadas a una Orden de Trabajo, sino solo a un Centro de Costos. Esto permite solicitar materiales para diferentes áreas dentro de la empresa sin necesidad de asociarlos a una OT.
Creación de una Solicitud de Compra Única
Para crear una Solicitud de Compra Única, sigue estos pasos:
Accede a la página de Solicitudes de Compra;
En la esquina superior derecha, haz clic en "Solicitar Compra";
Selecciona al menos un artículo para la solicitud utilizando:
Búsqueda manual: Ingresa el nombre, ID o código del artículo en el campo de búsqueda.
Escaneo: Haz clic en "Escanear Artículo" y usa un lector de código de barras.
Selección directa: Elige uno o más artículos de tu inventario.
Completa los campos obligatorios:
Cantidad necesaria.
Almacén donde se almacenará el artículo después de la compra.
Centro de Costos responsable del pago.
Opcionalmente, puedes completar:
Fecha requerida (cuándo debe estar disponible el artículo).
Precio unitario estimado.
Proveedores sugeridos.
Prioridad de la Solicitud de Compra (categoriza la urgencia de la solicitud para ayudar al equipo de compras).
Responsables de la Solicitud de Compra, quienes serán notificados cuando la solicitud sea revisada y cuando los artículos sean comprados.
Edición de una Solicitud de Compra
Una solicitud solo puede editarse si aún no ha sido revisada.
Para Solicitudes de Compra vinculadas a Órdenes de Trabajo:
Solo se pueden editar los artículos ya existentes.
Es posible agregar nuevos artículos.
Para Solicitudes de Compra Únicas:
Se pueden editar los artículos existentes.
Es posible agregar nuevos artículos antes de que la solicitud sea revisada.
Aprobación de una Solicitud de Compra
Para aprobar una Solicitud de Compra:
Haz clic en el ID de la Solicitud;
Haz clic en "Aprobar";
Confirma la Aprobación.
Notas importantes:
Aprobar una Solicitud de Compra envía todos sus artículos al flujo de compras de la empresa.
Las solicitudes aprobadas no pueden editarse ni eliminarse, pero pueden cancelarse.
Rechazo de una Solicitud de Compra
Para rechazar una Solicitud de Compra:
Haz clic en el ID de la Solicitud;
Haz clic en "Rechazar";
Selecciona el Motivo del Rechazo;
Opcionalmente, proporciona notas adicionales en el campo de observaciones.
Acciones en Masa
Es posible aprobar o rechazar múltiples solicitudes simultáneamente seleccionando varias pendientes en la tabla.
Otras acciones en masa incluyen:
Registrar entradas de artículos para solicitudes aprobadas.
Exportar datos.
Cancelar o eliminar solicitudes.
Solicitudes de Compra en la App
En la aplicación móvil Tractian, puedes visualizar solicitudes por artículo, pero no puedes editar, eliminar ni cancelar solicitudes.
Además, solo es posible crear Solicitudes de Compra vinculadas a Órdenes de Trabajo desde la app y las Solicitudes de Compra Únicas no pueden crearse desde la aplicación.