La gestión de compras en la empresa consta de dos etapas principales: Flujo de Compras y Órdenes de Compra. Estas funciones garantizan un seguimiento completo de todos los artículos adquiridos, desde la aprobación de la solicitud hasta la recepción del material en el inventario.
Las páginas de Flujo de Compras y Órdenes de Compra están disponibles exclusivamente en la versión desktop. En la app, los usuarios pueden monitorear el estado de compra de los artículos dentro de la Orden de Trabajo (OT) o desde la página de cada artículo.
Flujo de Compras
La página de Flujo de Compras centraliza todos los artículos que la empresa está adquiriendo, ya sean provenientes de Solicitudes de Compra (RCs) o pedidos directos.
Artículos incluidos en el Flujo de Compras
Artículos de RCs aprobadas: Materiales solicitados mediante solicitudes que han sido revisadas y aprobadas.
Artículos independientes (sin RC) de Órdenes de Compra: Artículos añadidos directamente en órdenes de compra sin estar vinculados a una solicitud.
Gestión del Flujo de Compras
La tabla de Flujo de Compras muestra cada artículo individualmente con información como:
Estado de compra:
Compra Autorizada;
Solicitud de Cotización (RFQ);
Selección de Proveedor;
Orden de Compra;
Entrada Parcial;
Entrada Registrada.
Cantidad solicitada
Datos auxiliares de la RC
Información de la compra del artículo
Puedes actualizar el estado de compra de los artículos para indicar su progreso dentro del proceso de adquisición:
Compra Autorizada
Solicitud de Cotización (RFQ)
Selección de Proveedor
Órdenes de Compra
La página de Órdenes de Compra centraliza todas las órdenes generadas por la empresa, permitiendo un seguimiento detallado de lo que se está comprando y su estado de entrega.
Datos mostrados en la tabla de Órdenes de Compra:
ID de la Orden de Compra;
Estado:
Orden Emitida: Se asigna este estado cuando se crea la Orden de Compra;
Entrada Parcial: Cuando la orden aún tiene artículos pendientes de entrada (estado "Orden de Compra");
Completada: Se actualiza automáticamente cuando todos los artículos de la orden tienen el estado "Completado".
Artículos de la orden;
Costo Total;
Proveedor;
Responsable de la Compra;
Solicitud de Compra;
Contrato;
Método de Pago;
Condiciones de Pago;
Valor de los Artículos;
Descuentos;
Tipo de Flete;
Costo de Flete;
Observaciones;
Archivos;
Entrada (cuando se registró la Entrada);
Quién creó la Orden de Compra;
Fecha de creación y actualización.
Nota importante: Las Órdenes de Compra pueden contener artículos aprobados a partir de Solicitudes de Compra y artículos agregados de forma independiente, sin vínculo con una solicitud. Esto permite una mayor flexibilidad en la gestión de adquisiciones, asegurando que todas las necesidades puedan ser atendidas en una misma orden cuando sea necesario.
Acciones masivas en la tabla
Es posible ejecutar, tanto individualmente como en masa, las siguientes acciones:
Registrar entrada de los artículos
Cancelar o eliminar órdenes, siempre que los artículos aún no hayan sido recibidos.
Notas importantes:
No es posible cancelar o eliminar órdenes que ya hayan tenido entrada total o parcial de artículos.
No es posible registrar la entrada de órdenes que ya hayan tenido entrada total.
Creación de una Orden de Compra Única
Para registrar una nueva Orden de Compra:
Haz clic en "Crear Orden de Compra";
Completa la siguiente información:
Código de la Orden de Compra;
Proveedor;
Contratos vinculados;
Responsable de la compra;
Método de Pago (disponible solo si está configurado por la empresa);
Condiciones de Pago (disponible solo si está configurado por la empresa);
Tipo de Flete (disponible solo si está configurado por la empresa);
Valor Total.
En la tabla, selecciona el artículo de la orden e ingresa:
Cantidad del artículo;
Precio unitario;
Precio total;
Descuento (si aplica);
Fecha de Entrega;
Centro de Costos.
Si es necesario, agrega otros costos en la sección "Costos".
Edición de una Orden de Compra
Para editar una Orden de Compra:
Selecciona la orden;
Haz clic en "Editar".
Reglas de edición:
Las órdenes pueden ser editadas siempre que ningún artículo haya tenido entrada total.
Los artículos con entrada parcial o total no pueden ser editados.
Para los artículos que aún tienen estado "Orden", se pueden modificar los siguientes campos:
Precio unitario;
Descuento;
Fecha de entrega;
Centro de Costos;
Si el artículo no está vinculado a una RC, también se puede editar la cantidad solicitada.
Para imprimir un PDF de la orden, haz clic en el icono de la impresora junto a "Registrar Entrada".
Órdenes de Compra en la App
En la aplicación Tractian, los usuarios pueden visualizar las Órdenes de Compra por artículo, pero no pueden editar, eliminar ni cancelar órdenes desde la aplicación.