A gestão de compras na empresa envolve duas etapas principais: Fluxo de Compras e Pedidos de Compra. Essas funcionalidades garantem o acompanhamento completo de todos os itens adquiridos, desde a aprovação da requisição até o recebimento do material no estoque.
As páginas de Fluxo de Compras e Pedidos de Compra estão disponíveis exclusivamente na versão desktop. No aplicativo, os usuários podem acompanhar o status de compra dos itens dentro da Ordem de Serviço (OS) ou pela página de cada item.
Fluxo de Compras
A página de Fluxo de Compras centraliza todos os itens que estão sendo adquiridos pela empresa, sejam eles originados de Requisições de Compra (RCs) ou pedidos diretos.
Itens incluídos no Fluxo de Compras
Itens de RCs aprovadas: Materiais solicitados por meio de requisições que foram revisadas e aprovadas.
Itens avulsos (sem RC) de Pedidos de Compra: Itens adicionados diretamente em pedidos de compra, sem vínculo com uma requisição.
Gerenciamento do Fluxo de Compras
A tabela do Fluxo de Compras exibe cada item individualmente, apresentando informações como:
Status de compra:
Compra Autorizada.
Solicitação de Cotação (RFQ).
Seleção de Fornecedor.
Pedido de Compra.
Entrada Parcial.
Entrada Registrada.
Quantidade solicitada.
Dados auxiliares da RC.
Informações da compra do item.
Você pode atualizar o status de compra dos itens dentre os status para indicar o progresso dentro do processo de aquisição:
Compra autorizada;
Solicitação de Cotação (RFQ);
Seleção de Fornecedor.
Observação importante: É possível agrupar itens de diferentes RCs em um único Pedido de Compra, desde que haja pelo menos um fornecedor em comum nos itens selecionados.
Pedidos de Compra
A página de Pedidos de Compra centraliza todos os pedidos gerados pela empresa, permitindo um acompanhamento detalhado do que está sendo comprado e seu status de entrega.
Dados exibidos na tabela de Pedidos de Compra
ID do Pedido de Compra.
Status:
Pedido Emitido: status definido assim que o Pedido de Compra é criado.
Entrada Parcial: quando o pedido ainda possui itens com entrada pendente (status "Pedido de Compra").
Concluído: atualizado automaticamente quando todos os itens do pedido estão com status "Concluído".
Itens do pedido.
Custo Total.
Fornecedor.
Responsável pela Compra.
Requisição de Compra.
Contrato.
Forma de pagamento.
Condição de pagamento.
Valor dos Itens.
Descontos.
Tipo de Frete.
Valor do Frete.
Observação.
Arquivos.
Entrada (quando a Entrada foi registrada).
Quem criou o Pedido de Compra.
Quando o Pedido foi criado e atualizado.
Observação importante: Os pedidos de compra podem conter itens aprovados a partir de requisições de compra e itens adicionados de forma avulsa, sem vínculo com uma requisição. Isso permite maior flexibilidade na gestão de aquisições, garantindo que todas as demandas sejam atendidas no mesmo pedido sempre que necessário.
Ações em Massa na Tabela
É possível executar, tanto individualmente quanto em massa, as seguintes ações:
Registrar entrada dos itens.
Cancelar ou excluir pedidos, desde que os itens ainda não tenham sido recebidos.
Observações importantes:
Não é possível cancelar ou excluir pedidos que já tiveram entrada total ou parcial de itens.
Não é possível registrar a entrada de pedidos que já tiveram entrada total.
Criando um Pedido de Compra Avulso
Para cadastrar um novo Pedido de Compra:
Clique em “Criar Pedido de Compra”.
Preencha as informações:
Código do Pedido de Compra.
Fornecedor.
Contratos vinculados.
Responsável pela compra.
Forma de pagamento (disponível apenas se configurado pela empresa).
Condição de pagamento (disponível apenas se configurado pela empresa).
Tipo de frete (disponível apenas se configurado pela empresa).
Valor.
Na tabela, selecione o item do pedido e preencha:
Quantidade do item.
Preço unitário.
Preço total.
Desconto, se aplicável.
Data de Entrega.
Centro de Custo.
Se necessário, adicione outros custos na seção "Custos".
Editando um Pedido de Compra
Para editar um Pedido de Compra:
Selecione o Pedido.
Clique em “Editar”.
Regras para edição:
Pedidos podem ser editados desde que nenhum item tenha tido entrada total.
Itens com entrada parcial ou total não podem ser editados.
Para itens que ainda estão com status "Pedido", os seguintes campos podem ser modificados:
Preço unitário.
Desconto.
Data de entrega.
Centro de Custo.
Se o item não estiver vinculado a uma Requisição de Compra, também é possível editar a quantidade solicitada.
Pedidos de Compra no Aplicativo (Mobile)
No Tractian App, é possível visualizar os Pedidos de Compra por item, mas não é possível editar, excluir ou cancelar pedidos pelo aplicativo.