Antes de iniciar a explicação desta funcionalidade é importante entender o que são e quais são os status das ordens de serviço dentro da plataforma
Status:
Status são as etapas de execução de uma ordem de serviço. Uma ordem sempre é iniciada com o status EM ABERTO, conforme o trabalho é iniciado ou pausado os usuários poderão movimentar a ordem para sinalizar seu progresso ou então a espera.
EM PROGRESSO é o status que indica que o serviço está sendo realizado, em tempo real.
EM ESPERA será usado quando o serviço for pausado por algum motivo, como por exemplo, a espera de material, ao final do Serviço a ordem precisará ser CONCLUÍDA.
Porém, nem sempre estes apontamentos são realizados de maneira adequada. Podem ocorrer situações como:
Apontamento errado dos tempos em progresso;
Esquecimento do fechamento das ordens de serviço;
Lançamento tardio das informações na ordem;
Técnicos não terem acesso em tempo real à plataforma e o fechamento ser realizado pelo time de PCM.
Entre outros motivos de lançamento errado que podem impactar em seus indicadores. As inconsistências nesses dados podem afetar diretamente os indicadores da sua empresa.
Os gráficos em relatórios que são afetados pelos dados de tempo status das ordens de serviço são:
Tempo por Categoria
Tempo por Motivo de Espera
Tempo por Tag
Disponibilidade
MTTR
MTTA
Tempo por Falha Identificada
Tempo médio para concluir
Para tentar reduzir este impacto, os usuários com perfil ADMINISTRADOR e PLANEJADOR podem realizar o ajuste dos tempos de apontamento.
Toda edição de tempo afetará os seus indicadores, tais edições precisam ser realizadas para corrigir seus apontamentos e não para mascarar seus indicadores.
Existem duas situações para configurarmos os períodos em que seus indicadores serão afetados pelos status das ordens de serviço e, para ter as editar as informações de status das ordens de serviço, você deve seguir alguns passos:
Passo 1: Configure como quer que seus indicadores sejam calculados
Situação 1: O seu time de manutenção possui disponibilidade para realizar apontamentos em tempo real sobre os status das ordens de serviço:
Situação 2: Os status das ordens de serviço serão realizados pelo time de PCM. Habilitamos o status “Em aberto” na contabilização de tempo da OSS para que o PCM tenha registrado o momento que a OS foi aberta.
Caso você entenda que o tempo gasto em uma ordem de serviço deve ser contabilizada a partir do momento que ela foi aberta através das solicitações, ou de forma manual, você também pode deixar o status “Em aberto” ativo para que o período seja contabilizado nas suas métricas.
Passo 2: Faça os ajustes, caso necessário
Clique em editar, conforme imagem abaixo:
Nesta ordem de exemplo o técnico apontou a ordem somente no final do serviço, assim foram contabilizados apenas alguns segundos e não o tempo total e correto do serviço, neste caso adicionaremos o tempo correto de progresso e também os tempos de espera necessários.
Para editar os tempos clique em cima da data e horário dos períodos que deseja ajustar:
Anterior
Atual
Veja que o tempo de duração foi alterado após o ajuste do tempo de duração ser atualizado para 16:00 hrs.
Excluir períodos
Para excluir os tempos clique na lixeira conforme imagem:
Quando uma marcação de tempo é excluída, os demais tempos são movidos à frente dela.
O primeiro e o último status não podem ser excluídos pois demarcam o início e o final do histórico da OS.
Adicionar períodos
Para adicionar um tempo faltante, como por exemplo a espera de uma peça, clique em adicionar no sinal de "+":
Modificar períodos
Para mudar o status que deseja atualizar clique na flecha e selecione o formato de status correto. Quando adicionar um tempo de espera é importante adicionar também um motivo:
Quando há dois ou mais motivos de espera consecutivos, eles serão unificados em um só. Nessa situação, uma janela de seleção será exibida para que o responsável selecione qual o período e justificativa devem ser contabilizadas.
Ao final da edição na parte inferior aparecerá a informação de duração, que é a soma dos tempos dos status que configurou para serem contabilizados nos status, estes serão os dados utilizados em seus indicadores:
Agora aparecerá em sua tela uma imagem pedindo para confirmar a informação e, caso seja necessário, colocar um comentário:
Caso você precise editar uma OS que já havia sido concluída, adicionando períodos de “Em progresso” ou “Em espera” após o período de conclusão, recomendamos que, você remova o período de conclusão que antecede essas alterações e adicione um novo status de “Concluído” ao final do período em questão.
Clique em confirmar e salve!
A Data de início sempre será a data do primeiro status configurado em configurações, como vimos no passo 1.
A Data de conclusão sempre será a data do último status “Concluído” da ordem de serviço.
Os dados da ordem serão corrigidos conforme imagem abaixo e atualizarão seus indicadores:
Todo seu histórico de edição será registrado e não poderá ser apagado:
Também é possível editar os tempos pela visão de tabela, basta dar 2 cliques rápidos em qualquer campo dos tempos e fazer as edições.
Passo 3: Cheque seus indicadores
Caso note qualquer inconsistência em seus indicadores e informações, entre em contato com o nosso time que iremos ajudá-lo.