Revisão de Ordens de Serviço
Para ativar o módulo de Revisão de Ordens de Serviço você deve acessar as Configurações da plataforma. Em seguida, acesse o menu de Ordem de Serviço e, depois, o sub-menu de Revisão de Ordem de Serviço.
Na página Revisão, você deve criar o seu fluxo de revisões de Ordens de Serviço. Este fluxo pode ser ordenado ou não ordenado.
Não ordenado: Opção em que não há ordem predefinida para as revisões, o que significa que os avaliadores não precisam aguardar uns aos outros para completar suas respectivas revisões. Uma vez que não há sequência, qualquer um pode revisar e aprovar a Ordem de Serviço a qualquer momento. A única obrigatoriedade é que todos aqueles designados como "Avaliação obrigatória" concluam suas revisões.
Ordenado: Opção em que há uma ordem, isto é, uma sequência de avaliadores predefinida, em que o nível seguinte só é liberado para revisão após a aprovação do nível atual. Visto que o processo tem uma sequência obrigatória, o que faz com que as Ordens de Serviço possam ter uma etapa reprovada e, consequentemente, todo o processo reiniciado.
Para criar os níveis de revisão, clique em "Adicionar Nível" e insira os títulos de cada uma das revisões. Você também vai selecionar os responsáveis, que podem ser dinâmicos ou fixos, e se a avaliação será obrigatória ou não.
Há diversas opções para definir os responsáveis por uma revisão:
Qualquer usuário: é o usuário que tem permissão para revisar a OS na configuração do perfil dele.
Solicitante da Ordem de Serviço: é o usuário que solicitou aquela manutenção
Responsável pela Ordem de Serviço: é o responsável atribuído à Ordem de Serviço
Responsável pelo Ativo: é o responsável atribuído ao Ativo em que foi performada a OS
Líder do time: usuário cadastrado como líder do time responsável pela OS
Perfil: qualquer usuário com o perfil definido e escolhido
Usuário: um usuário específico será selecionado como revisor
Time: qualquer pessoa dentro do time selecionado poderá revisar
Após definir os níveis de revisão, você deve definir o que acontece com a Ordem de Serviço em cada situação:
A primeira opção se refere ao bloqueio completo da OS após ela ter sido aprovada por todos os revisores.
Ao habilitar essa opção, você define que a OS, uma vez aprovada por todos, ficará bloqueada e não poderá ser revisada novamente, nem editada.
Já a segunda opção se refere à mudança de Status da Ordem de Serviço se ela for reprovada. Além disso, a revisão será interrompida até que a OS tenha seu Status de novo alterado para Concluída.
A terceira opção é válida apenas para o modelo Ordenado de revisão. No caso de a Ordem de Serviço seja reprovada por qualquer um dos níveis, ela não precisará ser reiniciada, mas sim será retornada ao nível de revisão anterior, que deverá avaliar o trabalho novamente.
Pontos de atenção na hora de criar os níveis de revisão:
Se o usuário foi selecionado para realizar a revisão da OS, ele poderá revisá-la independentemente do seu tipo de perfil:
O único perfil que não poderá revisar nenhuma Ordem de Serviço é o Visualizador.
Conflitos
Em um sistema de revisão Não Ordenado, alguns usuários podem ser selecionados em mais de um nível como revisores.
Por exemplo, um usuário pode ter sido selecionado com base no seu perfil dinâmico (Ex.: Líder do Time) e também como usuário atribuído. Para esses casos, permitimos que o usuário escolha como ele quer fazer a revisão em questão.
Os usuários podem fazer revisões mais de uma vez. Ou seja, o usuário pode revisar com o nível de usuário atribuído e depois com o nível de perfil.
Para o sistema Ordenado, os conflitos não se aplicam, uma vez que o usuário só poderá fazer a revisão na etapa em que o processo se encontra.
Invalidações
Os Níveis de revisão podem ser invalidados se ninguém puder revisá-los. Por exemplo:
A Ordem de Serviço não foi gerada por meio de uma Solicitação,
A Ordem de Serviço não possui nenhum responsável designado,
O Ativo não possui nenhum responsável designado,
Os responsáveis não possuem nenhuma equipe,
As equipes selecionadas não têm líderes,
O perfil selecionado não possui nenhum usuário ou foi excluído,
A equipe selecionada foi excluída,
O usuário selecionado foi excluído.
Para o sistema Não Ordenado, os níveis invalidados são exibidos na seção de inválidos com o aviso de que não há usuários válidos para revisar aquele nível, e o nível é por sua vez desconsiderado.
Para o sistema Ordenado, os níveis invalidados são mostrados como inválidos, com o aviso de que não há usuários válidos para revisar aquele nível, e a revisão por sua vez passa para o próximo nível.
Se o primeiro nível for invalidado, o seguinte será o primeiro a ser revisado.
Se o último nível for invalidado, o anterior será o último a ser revisado.
Se a Ordem de Serviço não tiver nenhum nível válido, ela não poderá ser revisada.
Em situações desse tipo, o status da Revisão é apresentado como inválido e uma mensagem é exibida para explicar que não há usuários elegíveis para revisar a Ordem de Serviço. Nesse caso, é necessário que a OS seja alterada e que seja inserido um responsável por ela ou pelo Ativo em questão.
Motivos de Reprovação
Caso uma OS seja reprovada por um dos avaliadores, o usuário deverá selecionar um motivo para tal.
Esses motivos são predefinidos e criados pelo Administrador. Eles são ilimitados e podem ser relacionados à falta de procedimentos padrão no trabalho, como nos exemplos abaixo:
Também é possível adicionar informações para os revisores com descrição e anexo. Isso pode facilitar e melhorar o processo de avaliação do trabalho.
Lembre-se: É necessário salvar essas informações para que elas sejam aplicadas no sistema.
Como revisar uma Ordem de Serviço
Na aba de Ordens de Serviço, as OS que serão revisadas aparecerão em revisão.
Ao clicar em revisar, você verá o nível atual de revisão e quantas etapas faltam, além de poder aprovar ou não.
Ao aprovar uma OS, aparecerão também os campos de avaliação do serviço.
Ao reprovar uma OS, aparecerá um aviso de que a revisão será interrompida e a Ordem de Serviço moverá seu Status para Em Espera.
Você então vai inserir o motivo da reprovação, e ela retornará ao status definido nas configurações da plataforma.
Como realizar revisões em massa
Também é possível revisar Ordens de Serviço em massa pelo modo de visualização de tabela.
Um pop-up aparece permitindo que os usuários selecionem as opções da revisão.
Se Ordens de Serviço com diferentes níveis de revisão forem selecionadas, a opção de "Enviar para o Nível Anterior" fica indisponível.
