Para que você se familiarize com a criação de Planos, preparamos um vídeo com Renan Silva, Customer Success Engineer, mostrando como extrair o máximo dessa funcionalidade e potencializar suas operações:
Adicionar um novo plano
Para criar um novo plano, acesse a aba Planos e clique em "Adicionar", no canto superior direito.
Na tela de cadastro, preencha as seguintes informações:
Nome do plano
Ativo ou Local onde o plano será executado
Descrição (opcional)
Responsáveis
Categoria do plano
Prioridade
Após isso, você configurará os Ciclos, que determinam a frequência e estrutura da execução do plano.
Ciclos
Os Ciclos definem quando e como as Ordens de Serviço (OS) e Atividades serão geradas dentro do plano.
Cada Ciclo contém:
Ordens de Serviço (OS) → Criadas automaticamente ou manualmente conforme as regras definidas.
Atividades → Conjunto de tarefas dentro da OS que precisam ser executadas.
Recorrência → Define quando uma nova execução será acionada, podendo ser baseada em tempo (calendário) e/ou métricas acumuláveis.
Ciclo → Representa o vínculo entre OS/Atividades e a Recorrência.
Configure o plano com uma única OS e adicione todas as Atividades nela. Assim, todas as tarefas são executadas juntas, otimizando o fluxo.
Ordens de Serviço nos Ciclos
Para adicionar uma OS a um Ciclo:
Acesse a aba Ciclos ou Ordens de Serviço;
Clique em Adicionar → Ordem de Serviço;
Preencha as informações necessárias e clique em "Salvar".
Se precisar de mais detalhes, consulte o artigo sobre criação de Ordens de Serviço.
Atividades nos Ciclos
Para adicionar uma Atividade ao Ciclo:
Acesse a aba Ciclos;
Clique em Adicionar → Atividade;
Preencha os seguintes campos:
OS à qual a Atividade está vinculada
Nome da Atividade
Tipo de Atividade
Estimativa de horas trabalhadas
Número de executantes estimado
Ativo ou Local da Atividade
Procedimento vinculado
Após preencher, clique em "Salvar".
Se precisar replicar a mesma Atividade para outros Ativos, ative a opção no rodapé da Atividade.
Recorrência de um Ciclo
A Recorrência define a frequência com que um Ciclo será acionado dentro do plano.
Um ciclo pode ter duas condicionais, desde que uma seja baseada em métrica e a outra em calendário.
Observação importante: As recorrências são sempre calculadas com base na menor frequência definida. Dessa forma, todas as demais recorrências devem ser múltiplos exatos desse menor valor.
A recorrência considerada como base sempre aparece com o número 1 ao lado do seu nome, o que indica que ela é a menor entre todas configuradas no plano.
Exemplo: se a menor recorrência definida for de 30 dias, as demais poderão ser de 60, 90, 120 dias, e assim sucessivamente.
Da mesma forma, para recorrências baseadas em métricas, se a menor for de 100 horas de funcionamento, as demais devem ser 200, 300, 400 horas, e assim por diante.
Para configurar:
Clique no + ou em "Adicionar" dentro da tabela de Ciclos ou vá diretamente para a aba Recorrência;
Nomeie o Ciclo;
Escolha uma condicional para ativá-lo:
Métrica → O ciclo será acionado quando a métrica atingir um valor específico (exemplo: a cada 500 horas de funcionamento).
Calendário → O ciclo será acionado em um intervalo de tempo fixo (exemplo: a cada 30 dias).
Se a condicional for métrica, basta definir o valor da recorrência dentro da unidade de medida da métrica (exemplo: se a métrica for em horas, você define o número de horas para a repetição);
Se a condicional for calendário, você deve definir o intervalo em dias, semanas, meses ou anos.
Caso precise de mais informações sobre métricas, consulte este artigo.
Adicionar outra condicional em uma Recorrência
Para adicionar outra condicional:
Clique em "+ Adicionar condicional";
Selecione uma condicional diferente da primeira (se a primeira for métrica, escolha calendário e vice-versa);
Defina os parâmetros de repetição conforme explicado acima;
Clique em "Salvar."
Observações importantes:
Se a primeira recorrência for baseada em calendário, todas as próximas devem ser calendário. O mesmo vale para métricas.
Se um ciclo tiver métrica + calendário, todas as próximas recorrências também devem ter as duas condicionais.
Vinculando OS e Atividades a uma Recorrência
Ao configurar os Ciclos, é necessário vincular as OS e Atividades ao Ciclo. Isso determina quais itens serão acionados em cada execução.
Para vincular:
Acesse os Ciclos;
Selecione as OS e Atividades que devem ser executadas em cada Ciclo.
Configurando o início e fim de um plano
Data inicial
Defina a data de início e, se necessário, adicione um horário clicando em Adicionar horário.
Se desejar, ative a opção para gerar uma OS personalizada no início do plano.
Observação importante: Não é possível definir uma data de início no passado.
Data final
Defina uma data de encerramento ou selecione "Nunca" se o plano for contínuo.
Próxima Execução
Após o cadastro, a seção Próxima Execução permite visualizar quando o Plano será executado novamente.
Clicando em Ver tudo, você verá:
Data prevista para a próxima execução;
Ciclo ao qual a execução pertence;
Ordens de Serviço vinculadas.
Por padrão, a primeira execução será sempre no menor ciclo.
Se você deseja que o Plano comece em um ciclo maior, basta ajustar antes da primeira execução.
Observação importante:
A primeira execução de um plano é gerada com base na data de início somada à frequência definida. Por exemplo, se o plano é mensal e tem início em 01 de janeiro, a primeira OS será criada para o dia 01 de fevereiro.
Caso você queira que a primeira execução aconteça já na data de início, é possível ativar essa opção marcando a caixa de seleção “Gerar a primeira OS na data de início”, disponível logo abaixo do campo de data. Ao selecionar essa opção, a primeira OS será gerada exatamente para a data inicial definida.
Em resumo:
Sem a caixa de seleção marcada: a primeira OS será criada após o intervalo da recorrência.
Com a caixa de seleção marcada: a primeira OS será criada na própria data de início.
Alterar a Próxima Execução
Caso precise modificar a data da próxima execução:
Acesse o plano;
Clique em Reagendar;
Escolha uma nova data de execução.
Observação importante: Essa alteração impacta todas as próximas execuções. Verifique antes de confirmar.
Gerar a Próxima Execução
Se precisar criar manualmente a próxima execução:
Acesse o plano;
Clique em "Gerar";
Confira os detalhes e confirme a geração.
Última Execução
Na seção Última Execução, você pode conferir mais informações sobre quando o Plano foi executado pela última vez. Essa seção não é editável, apenas informativa, e você verá ela na tela de visualização do seu Plano.
Clicando em Ver tudo, será possível visualizar:
Data da execução;
Status da execução;
Ciclo ao qual pertence;
Ordens de Serviço vinculadas.
Caso precise de mais informações sobre a configuração de Ordens de Serviço em Planos, consulte este artigo.